1. Về giải thích từ ngữ
Nghị định số 30 bổ sung giải thích một số từ ngữ như:
- Văn bản: Là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
Điểm mới của Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư
- Văn bản chuyên ngành: Là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
- Văn bản hành chính: Là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
- Văn bản điện tử: Là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định.
2. Về giá trị pháp lý của văn bản điện tử
Nghị định 30 tại Điều 5 nêu rõ giá trị pháp lý của văn bản điện tử như sau: Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc của văn bản giấy. Nghị định 110 cũng như Nghị định 09 không có quy định nội dung này.
3. Các loại văn bản hành chính
Nghị định 30/2020/NĐ-CP cơ bản kế thừa quy định về các loại văn bản hành chính của Nghị định 110 được sửa đổi bởi Nghị định 09, cụ thể các loại văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ , bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
Bỏ các loại văn bản sau là văn bản hành chính: bản cam kết, giấy chứng nhận, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ.
4. Ký ban hành văn bản
Nghị định 30 quy định người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.
- Về ký thừa lệnh: Nghị định 30/2020/NĐ-CP bổ sung quy định: Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay.
- Mực ký văn bản: Nghị định 30 quy định đối với văn bản giấy khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Đối với văn bản điện tử , người có thẩm quyền thực hiện ký số.
Nghị định 110 trước đây quy định: Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ, dẫn đến có người ký văn bản dùng mực màu đen, màu vàng
5. Đính chính văn bản đi
Nghị định 30 quy định: Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thế thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Trước đây, Nghị định 09/2010/NĐ-CP quy định đính chính bằng văn bản hành chính dẫn đến mỗi cơ quan đính chính bằng các hình thức văn bản khác nhau, có nơi ban hành quyết định, có nơi ban hành thông báo, có nơi ban hành công văn…dẫn đến không thống nhất trong ban hành văn bản.
6. Thu hồi văn bản
Đây là quy định mới của Nghị định 30, cụ thể: Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. Đối với văn bản điện tử , trường hợp nhận được thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua hệ thống để bên gửi biết.
7. Sử dụng con dấu
Nghị định 30 cơ bản kế thừa Nghị định 110 về sử dụng con dấu, cụ thể:
- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ quy định.
- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 5 tờ văn bản.
Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần:
1: Quốc hiệu
và Tiêu ngữ
2: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
3: Số, ký hiệu của văn bản
4: Địa danh và thời gian ban hành văn bản
5a:Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
5b: Trích yếu nội dung công văn
6: Nội dung văn bản
7a, 7b, 7c: Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
8: Dấu,
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức
9a, 9b: Nơi nhận
10a: Dấu chỉ độ mật
10b: Dấu chỉ mức độ khẩn
11: Chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
12: Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành
13: Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.
14: Chữ ký số của cơ quan, tổ chức cho bản sao văn bản sang định dạng điện tử
- Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm:
+ Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.
+ Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Phụ lục I.
+ Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Phụ lục II.
+ Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại
Phụ lục III.
Như vậy, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP, thay vì được hướng dẫn tại các thông tư như trước đây.
Thanh Hưng